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Un système de gestion électronique de documents (GED) est un ensemble d’outils permettant de gérer la création, l’utilisation et le stockage de documents dans de multiples formats créés dans toute une organisation. En général, la gestion de documents fait référence à un système logiciel centralisé qui capture et gère à la fois les fichiers numériques et les images de documents papier scannés. Les systèmes de gestion électronique de documents partagent de nombreuses caractéristiques similaires avec les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) ; cependant, les systèmes logiciels de gestion de documents se concentrent sur l’utilisation et l’optimisation des documents actifs et des données structurées, tels que les documents Word, les fichiers PDF, les feuilles de calcul Excel, PowerPoint, les courriels et d’autres formats définis, tandis que les systèmes ECM gèrent également les contenus non structurés et les formats rich media.
Toutefois, la gestion électronique des documents va bien au-delà de la simple numérisation et de l’enregistrement : il s’agit d’un système complet qui permet aux travailleurs de la connaissance d’organiser et de distribuer efficacement les documents dans toute l’organisation pour une utilisation meilleure et intégrée dans les opérations quotidiennes.
Les systèmes de gestion électronique des documents contiennent des outils pour :
- Créer des fichiers numériques et convertir des documents papier en actifs numériques.
- Partager facilement des documents numériques avec les travailleurs de la connaissance appropriés.
- Organiser les documents de manière centralisée dans des structures et des formats de fichiers standardisés.
- Stocker et accéder aux informations pour une utilisation plus efficace.
- Sécuriser les documents selon des règles de conformité normalisées.
En centralisant l’utilisation et l’accès aux informations, la gestion des documents est le pivot sur lequel des stratégies de gestion de l’information plus larges, telles que la GCE, la gestion des documents et l’automatisation des processus métier, peuvent être connectées et déployées.
Qui utilise les solutions de GED ?
Tout le monde ! Les organisations commencent généralement à utiliser des systèmes de gestion électronique des documents pour transformer les opérations sur papier après avoir atteint un point de basculement interne où les temps de réponse aux clients deviennent trop lents, où les services ne disposent pas d’une bande passante suffisante pour résoudre les goulets d’étranglement récurrents des processus, où l’archivage papier devient trop coûteux ou encore où des risques réglementaires à grande échelle sont exposés lors d’une violation de données ou d’amendes de conformité.
Pour les organisations qui ont des processus métier définis mais gourmands en ressources, une solution GED est la réponse idéale. La gestion des documents aide les entreprises de tous les secteurs d’activité à s’affranchir entièrement de ce travail fastidieux en éliminant la maintenance manuelle des documents, en récupérant le temps précieux du personnel et en augmentant les résultats.
Points de difficulté communs analysés (avant d’utiliser une solution GED) :
- Coûts croissants de l’archivage et du stockage physiques et/ou externalisés
- La recherche et la récupération de documents, qui prennent beaucoup de temps
- Délais de réponse longs pour les demandes adressées au client
- Augmentation des retards dans les processus opérationnels de base
- Des informations cloisonnées entre les départements et les groupes de travail
- Exposition aux risques de sécurité des informations et de reprise après sinistre
- Trop d’erreurs de saisie de données dues au traitement manuel des documents
Les projets de gestion des documents sont souvent lancés par les services informatiques pour normaliser l’accès aux informations lorsque les pratiques en matière de données varient considérablement d’un service à l’autre. Si un service utilise son propre système d’imagerie et qu’une autre équipe conserve des fichiers sur des lecteurs partagés non contrôlés, des dossiers personnels ou des solutions de stockage en nuage, les responsables informatiques chercheront un système GED complet pour fournir une norme d’entreprise unique pour la modernisation et la gestion de l’utilisation des documents tout en numérisant les règles de gestion existantes pour chaque service.
Plus précisément, les chefs de service qui supervisent les processus de back-office tels que la gestion des ressources humaines, la comptabilité et la gestion des contrats (ou d’autres processus répétitifs comportant des étapes définies) catalysent aussi fréquemment l’évolution vers un système de GED. Le lancement d’un projet de gestion documentaire à petite échelle pour un point sensible d’un processus spécifique permet de démontrer des gains initiaux qui peuvent être appliqués à d’autres secteurs de l’entreprise.
La mise en œuvre d’un logiciel de gestion électronique de documents est également la première étape recommandée à une entreprise pour lancer des projets de transformation numérique de plus grande envergure. La dématérialisation ouvre la voie à une automatisation plus complexe des processus et à une analyse plus approfondie des opérations commerciales.
Les différentes fonctionnalités d’un logiciel de GED
Les systèmes de gestion électronique des documents contiennent des outils qui vont de la numérisation et du stockage de base du papier à l’automatisation complète des documents et à l’intégration des systèmes.
Capture automatisée de l’information
La GED transforme les documents papier en fichiers numériques grâce à la numérisation et à l’OCR à haut volume et peut capturer et stocker des fichiers numériques au point de création à partir de dossiers et de lecteurs réseau, de Microsoft Office et d’autres systèmes intégrés, d’appareils mobiles et d’appareils photo numériques. Les outils de capture de données ajoutent automatiquement un contexte et des améliorations autour des fichiers importés, comme le nettoyage des images, la saisie de métadonnées et la classification des fichiers.
Recherche et récupération fédérées
Le GED permet aux employés autorisés de localiser des fichiers dans l’ensemble des dossiers et des dépôts de documents, avec des capacités de recherche comprenant généralement le nom du fichier, les métadonnées, le contenu du document et plus encore.
Outils de collaboration
La GED contient la possibilité de modifier les documents pour une collaboration simplifiée. Des annotations, des options de rédaction pour les informations sensibles, des outils de surlignage, des timbres, des zones de texte et d’autres outils de balisage permettent de rechercher des contextes et des points de décision autour du contenu des dossiers.
Indexation et classification hiérarchique des dossiers
Les documents numériques sont organisés dans un dépôt central reposant sur des structures de dossiers qui conservent les documents automatiquement organisés par département, date de création ou autres paramètres de gouvernance de l’information.
Méthodes d’archivage connectées
La gestion électronique des documents peut inclure ou se connecter à des calendriers de conservation des documents, ce qui permet de transformer facilement des documents actifs en documents conformes pour une gestion complète du cycle de vie des documents.
Flux de travail automatisés
L’automatisation du back-end va des flux de travail qui créent automatiquement des dossiers et classent de nouveaux documents aux notifications sophistiquées qui font intervenir les utilisateurs finaux à des étapes critiques des processus commerciaux internes.
Sécurité et pistes d’audit
L’accès aux documents configuré par le rôle de l’employé ou le service met les informations entre de bonnes mains. Les pistes d’audit permettent de suivre automatiquement la manière exacte dont les informations sont consultées pour une conformité réglementaire continue.
Réduction des coûts d’archivage et de stockage
Il n’est plus nécessaire de consacrer de l’espace, des budgets opérationnels et des ressources humaines à l’entretien du stockage des fichiers. Avec la GED, l’archivage numérique est un atout primordial !
Délai d’exécution plus rapide pour la facturation, la paie, la passation de marchés et les autres processus de base
Réduire les goulets d’étranglement pour des processus internes définis en automatisant l’extraction des données et en mettant en œuvre des modèles de flux de travail pour les transactions courantes de back-office.
Moins de doublons et de documents sujets aux erreurs
Automatisez le remplissage et la mise à jour des données des documents et assurez-vous que les employés n’utilisent que la version la plus récente des documents.
Point d’accès unique aux informations
Plus besoin de passer d’un classeur à l’autre ni de passer d’un système logiciel à l’autre pour trouver ce dont vous avez besoin. Les utilisateurs peuvent trouver exactement ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, parmi les dépôts, les appareils et les formats de documents.
Une collaboration plus efficace
Les annotations, le contrôle des versions, l’approbation et la révision automatisées, entre autres, permettent aux employés de travailler rapidement ensemble sur les modifications de documents et de prendre des décisions commerciales mieux informées.
Métadonnées des documents
Le GED fournit un contexte critique autour de l’utilisation des documents avec des métadonnées qui suivent tout depuis les dates de création, les statuts de révision et d’approbation, la dernière date de modification et d’autres champs de données personnalisables.
Contrôle des versions
Le GED suit automatiquement les modifications apportées aux documents et aux métadonnées, formant ainsi un historique de l’utilisation des documents afin de maintenir la conformité aux normes de gouvernance. Les fonctions d’enregistrement et de retrait assurent l’intégrité des informations et rationalisent la collaboration.
Intégration à l’échelle du système
Les logiciels de gestion de documents extraient des informations de systèmes d’enregistrement tels que les bases de données de CRM, d’ERP et de RH pour capturer automatiquement, suivre ou relier les informations créées dans l’entreprise.
Chaque entreprise a des besoins différents en matière de gestion électronique des documents. Il est important de prendre votre temps pour trouver la bonne solution qui profitera à votre entreprise avant d’effectuer un achat. Une fois que vous aurez évalué vos besoins et que vous serez prêt à trouver le système de gestion électronique de fichiers qui vous convient, cet article vous aidera à comparer les meilleurs outils du marché. Vous trouverez ci-dessous les six principaux systèmes de gestion électronique de documents (GED) à prendre en considération.